شناسه کالا، شناسه‌ای است که به مجموعه‌ای از خصوصیات ماهیتی کالا (نظیر نوع، جنس، مدل، نام تجاری که در شرح تجاری کالا مؤثر است) تخصیص داده‌شده و با ثبت فیلدهای توصیفی در سامانه شناسه کالا توسط کاربر، صادر می‌شود. بر اساس قانون مبارزه با قاچاق کالا و ارز مصوبه سال 1392، این شناسه به‌عنوان زبان مشترک و عامل شناسایی کالا در زنجیره تجاری کشور شناخته می‌شود. شناسه کالا ممکن است شناسه داخلی باشد که توسط سامانه شناسه کالا به کالا تخصیص داده می‌شود و یا اینکه شناسه معتبر بین‌المللی مانند شناسه GTIN باشد؛ درهرصورت کاربرد این شناسه به‌عنوان کلید کد شناسنامه کالاست و با استعلام آن از سامانه شناسه کالا، اطلاعات شناسنامه کالا در اختیار استعلام کننده قرار داده می‌شود
شناسه جهانی قلم کالای تجاری (GTIN)، شناسه بین‌المللی است که توسط سازمان جهانی GS1 ارائه‌شده و در بیش از 110 کشور دنیا مورداستفاده قرار می‌گیرد. این شناسه معمولاً توسط تولید کننده از سازمان مورد نظر خریداری شده و به صورت سالانه شارژ می‌شود. تعداد ارقام این شناسه به طور معمول 8، 12، 13 یا 14 رقم است. در ایران معمولاً کد 13 رقمی رایج است. تولیدکنندگان ایرانی می‌توانند در صورت نیاز، برای دریافت این کد به مرکز ملی شماره‌گذاری کالا و خدمات مراجعه کنند.
در سامانه شناسه کالا، در صورت تصمیم‌گیری کارگروه ملی برای برخی از کالاها اولویت ثبت شناسه با GTIN است، درصورتی‌که برای کالای خود الزام شناسه GTIN داشته‌اید و آن را دریافت کرده‌اید با همان شناسه و درصورتی‌که برای ثبت‌نام خود الزام به داشتن دریافت شناسه GTIN ندارید با انتخاب گزینه(کالای فاقد شناسه) وارد مرحله بعدی می‌شوید. دقت کنید برای برخی کالاها، از سوی سازمان متولی دریافت GTIN اجباری است، در صورت اجباری بودن، امکان ثبت کالای فاقد شناسه در گروه مورد نظر از کاربر سلب می‌شود.
VIN یک شماره اختصاصی و منحصربه‌فرد برای شماره‌گذاری وسایل نقلیه است. این شماره اثرانگشت وسیله نقلیه محسوب می‌شود و هنگام تغییر مالکیت و یا در صورت سرقت خودرو بسیار یاری کننده است. شماره شناسایی VIN یک کد 17 کاراکتری شامل ارقام صفرتا 9 و حروف انگلیسی به استثنا حروف Q و O بوده و کاربر بایستی برای اخذ شناسه داخلی کالا، 11 کاراکتر اولیه را در کادر مربوطه ثبت نماید.
شناسنامه کالا، مجموعه‌ای از فیلدهای توصیف‌کننده یک کالا است که با نظرخواهی از سازمان‌های متولی به‌صورت فیلدهای توصیفی استاندارد برای هر قلم کالا مشخص‌شده و کاربران می‌توانند با مقداردهی این فیلدهای توصیفی، اقدام به اخذ شناسه کالا نمایند. شناسنامه کالا شامل تناظرات طبقه‌بندی (HS،ISIC و غیره)، فیلدهای توصیفی اجباری و فیلدهای توصیفی اختیاری مرتبط با آن سرفصل کالایی می‌باشد.
کد HS (ساختار سیستم هماهنگ شده) کد طبقه‌بندی بین‌المللی است که در تجارت خارجی بین گمرکات جهان زبان مشترک کالایی ایجاد می‌کند و اساس تعیین حقوق ورودی واردات در هر کشور است.
کد 10 رقمی، کد محصول ایجادشده توسط وزارت صنعت، معدن و تجارت است که چهار رقم اول آن معادل چهار رقم اول ساختار بین‌المللی ISIC بوده و بر اساس استانداردهای اعلام‌شده طبقه‌بندی مذکور توسعه داده‌شده است. کدهای 10 رقمی با توجه به ماهیت پویای محصولات، برای محصولات جدید به‌طور مستمر ایجاد می‌شود.
طبقه‌بندي محوري محصول(Central Product Classification) به‌منظور فراهم آوردن چارچوبي براي مقايسه بين‌المللي آمارهايي است که به کالاها، خدمات و دارايي‌ها مي‌پردازند. این طبقه‌بندی، بیشترین استفاده را در مرکز آمار دارد.
کالاهای با توصیف یکسان از یک شناسه کالای واحد برخوردار هستند، اما شناسه رهگیری شناسه تک شماری است و به ازای تک‌تک کالاهای تولیدشده، متفاوت بوده و هر کالای جدید یک شناسه رهگیری جدید دریافت می‌کند. برای نمونه، تمامی گوشی‌های سامسونگ Note 3 یک شناسه کالا مشترک داشته، اما تک‌تک گوشی‌های تولید شده با این مشخصات شناسه رهگیری مجزا و منحصربه‌فرد دارند.
در صورتی که پس از وارد کردن GTIN، متوجه شوم فرد دیگری با این شناسه، شناسنامه کالا را تشکیل داده است، باید چه اقدامی انجام بدهم؟
درصورتی‌که متقاضی پس از وارد کردن GTIN متوجه شود کاربر دیگری این شناسه را ثبت کرده است، می‌تواند پس از بررسی شناسنامه و تایید صحت اطلاعات آن، از همان شناسه در فرآیند تجاری استفاده نماید. در صورت مطابق نبودن شناسه GTIN با شناسنامه آن (مقادیر وارد شده به ازای فیلدهای توصیفی کالا)، بایستی اطلاعات صحیح معادل GTIN یادشده را از طریق مرکز پشتیبانی سامانه جامع تجارت به شماره 7549200-021 داخلی 5 اعلام نماید تا در این زمینه راهنمایی لازم را دریافت کند.